Persondatapolitik

Målsætning

SVEISTRUP sørger for, at lovgivningen overholdes, når vi behandler personoplysninger, og at sikkerheden er i top, så vi er bedst tænkeligt rustet til at imødegå trusler og angreb. Vi beskytter vores kunders oplysninger, så kunderne kan have tillid til os – uanset om det er personoplysninger eller andre oplysninger.

Nedenfor kan man læse om, hvordan vi håndterer vores ansvar for at beskytte kundernes oplysninger, tillige med hvordan kunderne kan udøve sine rettigheder.

Baggrund

SVEISTRUP behandler kundernes personoplysninger, der defineres som enhver information om en fysisk identificeret eller identificerbar person. Oplysningerne omfatter bl.a. kundens navn, firmanavn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, ordrenummer, IP-adresse og anvendelse af vores hjemmeside.

Kontakt

SVEISTRUP A/S, Abildgårdsparken 4, 3460 Birkerød er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger.

Har du spørgsmål til behandlingen af dine data (herunder personoplysninger) kan du rette henvendelse til CEO Kristian Sveistrup ks@sveistrup.dk.

Principper

SVEISTRUP behandler personoplysninger i overensstemmelse med de principper, som fremgår af Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven.

SVEISTRUP behandler personoplysninger lovligt, rimeligt og gennemsigtigt. Der er for hver behandling fastsat et formål. Vi behandler ikke flere oplysninger end nødvendigt for at opfylde formålet. Vi gør, hvad vi kan, for at sikre, at oplysningerne er korrekte. Vi opbevarer ikke oplysningerne i længere tid, end det er nødvendigt for formålet. Vi beskytter data, systemer og processer med tidssvarende sikkerhedsteknologier. Vi kan dokumentere vores behandlinger.

Formål og retsgrundlag

SVEISTRUP har for de enkelte IT-systemer og de personoplysninger, der er registreret heri, fastsat en række konkrete formål med behandlingen af data. Overordnet set behandler SVEISTRUP personoplysninger om kunderne med de følgende formål:

Servicering af kunder med henblik på at levere en service eller gennemføre et salg

Personaliserede services, herunder til udvikling og markedsføring af produkter og ydelser

Registrering af kunder med henblik på at overholde lovgivningen
Servicering af eksisterende kunder med henblik på at levere en service eller gennemføre et salg

Kunderne oprettes i SVEISTRUPs ordrebehandlings- og ERP-system med bl.a. navn og adresse. Desuden registreres specifikke oplysninger på kundens ordrer, såsom oplysninger tilknyttet leverancerne, transaktioner og betalingstransaktioner, ordrestatus, elektronisk fakturering, forsendelsesoplysninger, bestillingens vej gennem lagersystemer, backup og en række statistiske parametre som SVEISTRUP udregner, herunder bl.a. kundens købs- og besøgshistorik. En række af disse oplysninger behandles i medfør af kontrakten, således at varerne kan bestilles og fremsendes. En række andre oplysninger behandles med interesseafvejning: Det er i både SVEISTRUPs og kundens interesse at kortlægge disse oplysninger således at den bedste service mellem de to parter kan etableres.

Nogle ressourcer på hjemmesiden, der er nødvendige for en optimal brugeroplevelse, ligger på servere der ikke er ejet af SVEISTRUPs. Der vil forekomme en datadeling af teknisk karakter under indhentningen af disse ressourcer. Disse oplysninger behandles med interesseafvejning, da det er i begge parters interesse at servicen afvikles smidigt.

For at sikre en stabil service, både nu og fremtidig, benytter SVEISTRUP sig af en række automatiske services til at sikre hjemmesiden og brugerne, måle performance samt registrere tekniske fejl. Disse kan i begrænset omfang behandle persondata, hvis påkrævet under givne omstændigheder. Disse oplysninger behandles også med interesseafvejning: Det er både i SVEISTRUPs og kundens interesse at transaktionen gennemføres trygt og sikkert med mulighed for at finde eventuelle fejl.

Personaliserede services, herunder til udvikling og markedsføring af produkter og ydelser

Når brugere benytter SVEISTRUP.dk, registreres en række statistiske oplysninger om brugen af siden hos os selv og hos nogle af vores samarbejdspartnere. SVEISTRUP anvender disse oplysninger til overordnet at forbedre vores produkter og ydelser og til at personalisere SVEISTRUPs kommunikation og markedsføring til sine kunder og brugere via samarbejdspartnere med teknologier som cookies og trackingpixels. SVEISTRUP indhenter samtykke til denne registrering fra den enkelte bruger.
Hvis et køb hos SVEISTRUP er foranlediget af en samarbejdspartner, vil partneren have mulighed for at få indsigt i købet, for til dels at effektivisere markedsføring samt at kunne fakturere ydelser korrekt.

Registrering af kunder med henblik på at overholde lovgivningen

En række af de registreringer, som SVEISTRUP foretager, sker med henblik på at overholde lovgivningen. Vi gemmer f.eks. oplysninger om ordrer og kunder i fem år for at kunne dokumentere vores regnskaber. Vi kan gemme oplysninger om visse ordrer og kunder i længere tid end fem år for at overholde vores garantiforpligtelser.

Samtykke

For en række behandlinger af personoplysninger beder SVEISTRUP brugerne om lov til behandlingen, inden den iværksættes. At bede om lov kaldes også for at bede om samtykke. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter SVEISTRUP ophører med at behandle oplysningerne.

Rettigheder

SVEISTRUPs kunder har i medfør af persondataforordningen en række rettigheder i forhold til behandlingen af deres personoplysninger. Rettighederne betyder bl.a., at kunderne kan få oplyst, hvilke personoplysninger SVEISTRUP har om dem og at de under visse forudsætninger kan få oplysningerne slettet.

Kunderne kan bede om indsigt. Det betyder, at kunderne kan spørge SVEISTRUP om, hvilke personoplysninger SVEISTRUP behandler til hvilke formål m.v.

Kunderne kan bede om at få rettet / berigtiget personoplysninger, som de mener ikke er korrekte.

Kunderne kan anmode om at få slettet personoplysninger, som de mener, SVEISTRUP ikke bør eller må have registreret.

Kunderne kan bede om, at behandlingen af personoplysningerne begrænses. Det betyder, at oplysningerne ikke slettes, men at det er præciseret, at de ikke må behandles, og at adgangen til at læse dem er indskrænket.

Kunderne kan gøre indsigelse mod, at en konkret behandling finder sted. Det betyder, at oplysningerne fortsat kan anvendes til andre eventuelle lovlige formål. Indsigelsen kan have en midlertidig karakter i forhold til et konkret formål og f.eks. være bestemt af medarbejderens øjeblikkelige situation.

Kunderne har under visse snævre omstændigheder mulighed for at anmode om at modtage og/eller få sine egne personoplysninger udleveret.

Kunderne har ret til ikke at blive profileret, med mindre det er afgørende for om der kan oprettes en kontrakt.
SVEISTRUP vil efterkomme en begæring om indsigt. SVEISTRUP vil altid vurdere rimeligheden af udøvelsen af de øvrige rettigheder og foretage en konkret vurdering af, om en fremsat begæring skal imødekommes. Kunderne kan altid klage over en beslutning truffet af SVEISTRUP. Se afsnittet om klagemuligheder.

Sikkerhed

For at beskytte vores infrastruktur vil vi ikke gå i detaljer med, hvilke tiltag der konkret er iværksat. Men vi kan nævne, at tiltagene bl.a. omfatter politikker og procedurer
Hvis du som kunde har et konkret spørgsmål til vores sikkerhed, skal du være velkommen til at kontakte os. Se kontaktoplysninger øverst.

Brud på persondatasikkerheden

Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden, som involverer SVEISTRUPs kunder, og det pågældende brud vurderes at udgøre en høj risiko for kunderne, vil SVEISTRUP hurtigst muligt orientere Datatilsynet om bruddet og sammen med Tilsynet vurdere i hvilket omfang en bredere kommunikation skal finde sted.

Modtagere og overførsel

SVEISTRUP behandler de fleste personoplysninger i egne datacentre. SVEISTRUP anvender dog Office365 i Irland. Der kan desuden i forbindelse med enkelte af SVEISTRUPs inhouse systemer eller support på systemerne ske en overladelse til eksterne IT-leverandører. Endelig kan der ske videregivelse i forbindelse med visse personaliserings- eller markedsføringstiltag. Tilsvarende kan der ske videregivelse af oplysninger til myndigheder, når dette sker i medfør af lov. For hvert system er der kortlagt behandlinger af personoplysninger og herunder om der sker overladelse eller videregivelse og i givet fald til hvilke modtagere.

SVEISTRUPs anvendelse af Office365 betyder, at alle e-mails og alle dokumenter, der gemmes i OneDrive, gemmes i skyen.
Disse data overføres til Microsofts datacenter i Irland. Microsoft har dels EU Kommissionens standardkontrakter og dels EU US Privacy Shield som overførselsgrundlag for personoplysninger ud af EU. Datacenteret har desuden en række sikkerhedscertificeringer. I det omfang kunderne har sendt en e-mail eller andre dokumenter til SVEISTRUP, kan det derfor forekomme, at disse oplysninger befinder sig i Irland.

Tidsrum for behandling

SVEISTRUP har så vidt muligt i de enkelte systemer fastsat et tidsrum for behandlingsaktiviteterne.

Overordnet gemmer SVEISTRUP kun personoplysninger så længe det er nødvendigt under hensyn til formålet med behandling af personoplysningerne.

Ændring af SVEISTRUPs privatlivspolitik

SVEISTRUP kan til enhver tid og uden varsel ændre denne privatlivspolitik med virkning for fremtiden.

Klagemuligheder

Kunderne kan klage over SVEISTRUPs beslutninger til CEO Kristian Sveistrup ks@sveistrup.dk.

Kunderne kan også til enhver tid forelægge et spørgsmål eller en klage over SVEISTRUPs behandling af kundernes oplysninger til Datatilsynet. Kunderne kan også til enhver tid gå til domstolene for at få afklaret en sag om behandling af personoplysninger.

Senest opdateret 23. Maj.